Administración.
La administración se
define como el proceso de
crear, diseñar y mantener un ambiente en
el que las personas al laborar o trabajar en grupos,
alcancen con eficiencia metas
seleccionadas.
Las personas realizan funciones administrativas
de planeación, organización, integración de personal, dirección y control.
·
La
administración se aplica en todo tipo de corporación.
·
Es
aplicable a los administradores en todos los niveles de corporación.
·
La
administración se ocupa del rendimiento; esto implica eficacia y
eficiencia.
Proceso Administrativo.
El proceso administrativo se define como el proceso metodológico que implica
una serie de actividades que llevará a una mejor consecución de los objetivos,
en un periodo más corto y con una mayor productividad.
El proceso administrativo se dice que es tridimensional, porque sus elementos
son aplicables a todas las funciones del organismo en todos sus niveles:
·
Planeación.
·
Organización.
·
Dirección
y control.
Planeación.
Algunas definiciones de la planeación como parte de su significado pueden ser:
·
Proceso
que permite la identificación de oportunidades de mejoramiento en la operación
de la organización con base en la técnica, así como el establecimiento formal
de planes o proyectos para
el aprovechamiento integral de dichas oportunidades.
·
Es la función que
tiene por objetivo fijar
el curso concreto de acción que
ha de seguirse, estableciendo los principios que
habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para
realizarlo y las determinaciones de tiempo y
números necesarios para su realización.
·
"Hacer
que ocurran cosas que de otro modo no habrían ocurrido". Esto equivale a
trazar los planes para fijar dentro de ellos nuestra futura acción.
·
Determinación
racional de a dónde queremos ir y cómo llegar allá.
Objetivo de un Centro de Cómputo.
La
computadora como herramienta de solución para problemas de cálculo de
operaciones, investigación de procesos, enseñanza,
etc. establece las bases para determinar el objetivo de un centro de cómputo,
como es el de prestar servicios a
diferentes áreas de una organización ya sea dentro de la misma empresa,
o bien fuera de ella, tales como: producción,
control de operaciones, captura de datos,
programación, dibujo, biblioteca,
etc.
Los diversos servicios que puede prestar un centro de cómputo, pueden dividirse
en departamentos a áreas específicas de trabajo.
Niveles de Planeación.
La planeación considerada como uno de los principales elementos del proceso
administrativo, es de fundamental importancia dentro de la
estructuración de un Centro de Cómputo; como tal considera los siguientes
niveles:
·
Planeación
Estratégica.
·
Planeación
de Recursos.
·
Planeación
Operativa.
·
Planeación
de Personal.
·
Planeación
de Instalaciones Físicas.
En
realidad estos niveles responden a las siguientes interrogantes básicas, ¿Que?,
¿Quien?, ¿Donde?, ¿Cuando? ¿Como? y ¿Porqué?.
·
Planeación
Estratégica. Se refiere a las estrategias a
seguir en la construcción del
Centro de Cómputo. ¿Porqué construirlo?. Cuando se responde a este
cuestionamiento, pueden inferirse los caminos a seguir para la construcción del
mismo.
·
Planeación
de Recursos. Dentro de este ámbito deben considerarse los recursos económicos
que va a requerir la construcción del Centro de Cómputo.
¿Cuanto dinero se
va a ocupar?.
·
Planeación
Operativa. ¿Como va a funcionar el Centro de Cómputo?, ¿Que Software será
necesario?, ¿Que Hardware se
requerirá?, ¿Que servicios va a prestar?, etc.
·
Planeación
de Personal. ¿Quienes van a operar al Centro de Cómputo?, ¿Cuales serán sus
funciones?, ¿Que cantidad de personal será necesaria?, etc.
·
Planeación
de Instalaciones Físicas. ¿En donde estará ubicado en Centro de Cómputo?,
¿Cuantas secciones será necesario construir?, ¿en donde se colocará el centro
de carga?, ¿En donde serán ubicados los servidores o
la macrocomputadora?, ¿Que condiciones de ventilación serán necesarias?, etc.
Planeación
de recursos.
La planeación de recursos en para un centro de cómputo es aquella que establece
los objetivos y determina un curso de acción a seguir, de los siguientes
elementos:
·
Instalaciones:
Edificios y acondicionamiento del mismo, plantas de
emergencia, dispositivos de seguridad,
etc.
·
Equipo:
Equipo de cómputo necesario para su funcionamiento, periféricos,
etc.
·
Materiales
de producción: Materias primas para su funcionamiento, así como materiales directos
e indirectos.
Planeación operativa.
La planeación operativa de un centro de cómputo consiste en realizar un
detallado análisis de
necesidades de la empresa y
definir en base a estas necesidades una plataforma tecnológica con una
infraestructura en hardware, software, personal operativo, etc. que soporte las
operaciones de la empresa y se utilice como el medio de procesamiento de información.
La ubicación física e instalación de un Centro de Cómputo en una empresa depende
de muchos factores, entre los que podemos citar: el tamaño de la empresa, el servicio que
se pretende obtener, las disponibilidades de espacio físico existente o
proyectado, etc.
Generalmente, la instalación física de un Centro de Cómputo exige tener en
cuenta por lo menos los siguientes puntos:
·
Local
físico. Donde se analizará el espacio disponible, el acceso de equipos y
personal, instalaciones de suministro eléctrico, acondicionamiento térmico y
elementos de seguridad disponibles.
·
Espacio y
movilidad. Características de las salas, altura, anchura, posición de las
columnas, posibilidades de movilidad de los equipos, suelo móvil
o falso suelo, etc.
·
Iluminación.
El sistema de iluminación debe
ser apropiado para evitar reflejos en las pantallas, falta de luz en
determinados puntos, y se evitará la incidencia directa del sol sobre los
equipos.
·
Tratamiento
acústico. Los equipos ruidosos como las impresoras con
impacto, equipos de aire acondicionado
o equipos sujetos a una gran vibración, deben estar en zonas donde tanto el ruido como
la vibración se encuentren amortiguados.
·
Seguridad
física del local. Se estudiará el sistema contra incendios,
teniendo en cuenta que los materiales sean incombustibles (pintura de
las paredes, suelo, techo, mesas, estanterías, etc.). También se estudiará la
protección contra inundaciones y otros peligros físicos que puedan afectar a la
instalación.
·
Suministro
eléctrico. El suministro eléctrico a un Centro de Cómputo, y en particular la alimentación de los
equipos, debe hacerse con unas condiciones especiales, como la utilización de
una línea independiente del resto de la instalación para evitar interferencias,
con elementos de protección y seguridad específicos y en muchos casos con sistemas de
alimentación ininterrumpida (equipos electrógenos, instalación de baterías,
etc.).
Forma de
operar un centro de cómputo.
Un Centro de Procesamiento de Datos (CPD) o Centro de cómputo, es el conjunto
de recursos físico, lógicos, y humanos necesarios para la organización,
realización y control de las actividades informáticas de una empresa.
Las principales funciones que se requieren para operar un centro de cómputo son
las siguientes:
·
Operar el
sistema de computación central
y mantener el sistema disponible para los usuarios.
·
Ejecutar
los procesos asignados conforme a los programas de
producción y calendarios preestablecidos, dejando el registro correspondiente
en las solicitudes de proceso.
·
Revisar
los resultados de los procesos e incorporar acciones correctivas
conforme a instrucciones de su superior inmediato.
·
Realizar
las copias de respaldo (back-up) de la información y procesos de cómputo que se
realizan en la Dirección, conforme a parámetros preestablecidos.
·
Marcar
y/o señalizar los productos de
los procesos ejecutados.
·
Llevar registros de
fallas, problemas, soluciones,
acciones desarrolladas, respaldos, recuperaciones y trabajos realizados.
·
Velar
porque el sistema computarizado se mantenga funcionando apropiadamente y estar
vigilante para detectar y corregir fallas en el mismo.
·
Realizar
labores de mantenimiento y
limpieza de los equipos del centro de cómputo.
·
Aplicar
en forma estricta las normas de
seguridad y control establecidas.
·
Mantener
informado al jefe inmediato sobre el funcionamiento del centro de cómputo.
·
Cumplir
con las normas, reglamentos y procedimientos establecidos
por la Dirección para el desarrollo de
las funciones asignadas.
Principales
departamentos de un Centro de Cómputo
Dentro de una empresa, el Centro de proceso de Datos ó Centro de cómputo cumple
diversas funciones que justifican los puestos de trabajo establecidos que
existen en él, las cuales se engloban a través de los siguientes departamentos:
·
Explotación
de sistemas o aplicaciones. La explotación u operación de un sistema
informático o aplicación informática consiste
en la utilización y aprovechamiento del sistema desarrollado. Consta de
previsión de fechas de realización de trabajos, operación general del sistema,
control y manejo de soportes, seguridad del sistema, supervisión de
trabajos, etc.
·
Soporte
técnico a usuarios. El soporte, tanto para los usuarios como para el propio
sistema, se ocupa de seleccionar, instalar y mantener el sistema operativo
adecuado, del diseño y
control de la estructura de
la base de datos,
la gestión de
los equipos de teleproceso, el estudio y evaluación de
las necesidades y rendimientos del sistema y, por último, la ayuda directa a
usuarios.
·
Gestión y
administración del propio Centro de Procesamiento de Datos. Las funciones de
gestión y administración de un Centro de Procesamiento
de Datos engloban operaciones de supervisión, planificación y
control de proyectos, seguridad y control de proyectos, seguridad general de
las instalaciones y equipos, gestión financiera y gestión de los propios
recursos humanos.
Departamento
o área de Operación.
Esta área se encarga de brindar los servicios requeridos para el proceso de
datos, como son el preparar los datos y suministros necesarios para la sala de
cómputo, manejar los equipos periféricos y vigilar que los elementos del
sistema funcionen adecuadamente.
En esencia el personal del área operativa se encarga de alimentar datos a la computadora,
operar el "hardware" necesario y obtener la información resultante
del proceso de datos.
Operadores.
·
Los
operadores de computadoras preparan
y limpian todo el equipo que se utiliza en el proceso de datos, mantienen y
vigilan las bitácoras e informes de
la computadora, montan y desmontan discos y cintas durante los procesos y
colocan las formas continuas para la impresión.
·
También
documentan las actividades diarias, los suministros empleados y cualquier
condición anormal que se presente.
·
El papel
de los operadores es muy importante debido a la gran responsabilidad de
operar la unidad central de proceso y el equipo periférico asociado en el
centro de cómputo.
·
Un
operador de computadoras requiere de conocimientos técnicos para los que
existen programas de dos años de capacitación teórica,
pero la práctica y la experiencia es generalmente lo que necesita para ocupar
el puesto.
Departamento
o área de Producción y Control.
Tanto la Producción como el Control de Calidad de
la misma, son parte de las funciones de este Departamento.
Funciones.
·
Construir
soluciones integrales (aplicaciones)
a las necesidades de información de los usuarios.
·
Usar las técnicas de
construcción de sistemas de información orientadas netamente a la productividad
del personal y a la satisfacción plena del usuario.
·
Construir
equipos de trabajo con la participación del usuario y del personal técnico de
acuerdo a metodologías establecidas.
·
Mantener
comunicados a los usuarios y a sus colaboradores de los avances, atrasos y
problemas que se presentan rutinariamente y cuando sea necesario a través de medios establecidos
formalmente, como el uso de correo electrónico, mensajes relámpagos o flash.
·
Mantener
programas de capacitación para el personal técnico y usuarios.
Departamento
o área de Análisis de Sistemas.
Los analistas tienen la función de establecer un flujo de información eficiente
a través de toda la
organización.
Los proyectos asignados a los analistas no necesariamente requieren de la
computadora, mas bien necesitan el tiempo suficiente para realizar el estudio y
la proposición de soluciones de los problemas, planteando diferentes
alternativas.
La realización de cualquiera de las soluciones puede durar varias semanas o
meses dependiendo de la complejidad del problema.
Los proyectos típicos de sistemas pueden implicar el diseño de reportes, la
evaluación de los trabajos efectuados por el personal de los departamentos
usuarios, la supervisión de cambios de equipo la preparación de presupuesto en
el área de cómputo.
Los analistas pueden ser egresados de diferentes carreras y básicamente los
requisitos para estos son: educación profesional
formal y experiencia practica, esta última solo se logra después de haber
trabajado en el área de programación.
Existen diferentes títulos de analistas: Analista Junior, Aprendiz de Sistemas
y Analista Senior que indican diferentes grados de experiencia, entrenamiento y
educación. A su vez estos pueden tener todavía más clasificaciones dependiendo
del tamaño de la organización, o bien puede haber analistas programadores que
realizan tanto la función de analistas como la de programadores, esto indica
una doble responsabilidad. Además los analistas pueden estar agrupados en
equipos cuyas funciones son coordinadas por analistas líder o
jefes de análisis.
Departamento
o área de Programación.
El grupo de
programación es el que se encarga de elaborar los programas que se ejecutan en
las computadoras, modifican los existentes y vigilan que todos los procesos se
ejecuten correctamente. Los programadores toman las especificaciones de los
sistemas realizados por los analistas y las transforman en programas eficientes
y bien documentados para las computadoras.
Así como los analistas, los programadores pueden clasificarse en: "Programadores
junior" o "Aprendices de Programación" que son personas recién
graduadas, personal de operación que demuestra interés en
la programación o graduados de escuelas técnicas de computación,
"Programadores Senior" son los que ya tienen varios años de
experiencia en proyectos grandes.
Es frecuente que en grandes organizaciones agrupen
los programadores y exista un programador principal o líder de programación que
dirija el trabajo de
cada grupo además de establecer y reportar el trabajo del grupo.
Los programadores de sistemas deben tener los conocimientos suficientes del
hardware para poder optimizar
la utilización del equipo.
Su función es extremadamente técnica y especializada ya que deben seleccionar,
modificar y mantener el complejo software del sistema operativo.
Departamento
o área de Implementación.
Esta área es la encargada de implantar nuevas aplicaciones garantizando tanto
su calidad como su adecuación a las necesidades de los usuarios.
Algunas funciones principales generales que realiza esta área son:
·
Coordinar
con las áreas de sistemas y usuarios la implantación de las aplicaciones.
·
Diseñar
los planes de calidad de las aplicaciones y garantizar su cumplimiento.
·
Validar
los nuevos procedimientos y políticas a
seguir por las implementaciones de los proyectos liberados.
·
Probar
los productos y servicios a implementar antes de ser liberados al usuario
final.
·
Elaborar
conjuntamente con el área de Programación o Desarrollo, los planes de
capacitación de los nuevos usuarios.
·
Coordinar
la presentación de las nuevas aplicaciones a los usuarios.
·
Supervisar
el cumplimiento de los sistemas con la normatividad establecida.
Departamento o área de Soporte Técnico.
Área responsable de la gestión del hardware y del software dentro de las
instalaciones del Centro de Cómputo, entendiendo por gestión: estrategia,
planificación, instalación y mantenimiento.
Algunas funciones principales generales que realiza esta área son:
·
Planificar
la modificación e instalación de nuevo software y hardware.
·
Evaluar
los nuevos paquetes de software y nuevos productos de hardware.
·
Dar el
soporte técnico necesario para el desarrollo de nuevos proyectos, evaluando el
impacto de los nuevos proyectos en el sistema instalado.
·
Asegurar
la disponibilidad del sistema, y la coordinación necesaria
para la resolución de los problemas técnicos en su área.
·
Realizar
la coordinación con los técnicos del proveedor con el fin de resolver los
problemas técnicos y garantizar la instalación de los productos.
·
Proponer
las notas técnicas y recomendaciones para el uso óptimo de los sistemas
instalados.
·
Participar
en el diseño de la Arquitectura de
Sistemas.
Descripción de puestos o funciones.
El objetivo de un Análisis y Descripción de
Puestos de Trabajo (ADP) es el de definir de una manera clara y sencilla las
tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son
necesarios para llevarlas a cabo con éxito.
Su importancia es tal, que debería considerarse como un método fundamental
y básico para cualquier organización, sin embargo se considera como un procedimiento "no
importante", o al menos "no tan necesario", como otras herramientas utilizadas.
Las empresas están
preocupadas por cuestiones tales como: políticas de selección, promoción,
retribución, etc. y, sin embargo olvidan o dejan en un segundo plano la base de
todos estos procesos: El Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo (ADP).
Analista.
Generalmente se conoce el puesto como analista de desarrollo o analista
programador.
Su descripción del puesto es: Realizar el diseño técnico de los nuevos proyectos
y aplicaciones pequeñas y programar los módulos complejos. Supervisar a los
programadores que participan en el proyecto.
Sus funciones específicas son:
Analista de Desarrollo.
·
Realizar
el diseño técnico de los nuevos proyectos.
·
Preparar
la documentación para
la programación y pruebas de
los sistemas.
·
Revisar
la codificación y
pruebas de los sistemas.
·
Realizar
estudios de viabilidad técnica.
·
Participar
en el diseño funcional de los nuevos proyectos.
·
Dirigir
proyectos pequeños.
Analista programador.
·
Estudiar
los requerimientos de los nuevos usuarios en cuanto a nuevos productos o
servicios.
·
Estructurar
la lógica de
los programas.
·
Programar.
·
Llevar a
efecto pruebas de los sistemas desarrollados.
·
Documentar
los programas de acuerdo a los estándares establecidos.
·
Realizar
el análisis de las aplicaciones sencillas.
Gerente de Procesos.
Encargado de dirigir y administrar el área de Procesamiento de Datos, así como
relacionarse con las otras áreas del centro de cómputo.
Formula y administra todo el procesamiento de la información que maneja el
Centro de Cómputo.
Programador
de Sistemas.
Aunque su función es muy similar a la de un analista programador, su
descripción del puesto es: Programar y realizar la codificación y documentación
de los programas o sistemas desarrollados.
Los programadores toman las especificaciones de los sistemas realizados por los
analistas y las transforman en programas eficientes y bien documentados para
las computadoras.
Sus funciones específicas son:
·
Analizar
la lógica de los programas a desarrollar.
·
Codificar
y documentar los programas de acuerdo con las normas de calidad y seguridad
establecidas.
·
Programar.
·
Probar
los programas realizados.
Supervisor de Capturista.
Supervisa las actividades de ingreso de datos de documentos.
Elabora turnos de trabajo en base a la carga de trabajo establecida.
Capturista.
Los capturistas de datos son los primeros en manejar y convertir los datos de
su forma original a un formato accesible para la computadora.
Este tipo de personal puede operar diferentes dispositivos de teclado para
proporcionar los datos directamente a la computadora. No obstante la
importancia del trabajo de los preparadores de datos su educación no requiere
una formación técnica formal, un mecanógrafo competente puede adquirir en pocas
horas de instrucción especializada las habilidades necesarias para la
preparación de datos.
Dibujante.
Las funciones principales son:
·
Realiza
los diseño gráficos asignados
al área de informática.
·
Realiza
diseños de portadas para informes finales.
·
Elabora
presentaciones, formatos de papelería, logotipos.
Buena información!
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